人員増員申請、異動申請、休暇申請、社内見積依頼、新規サプライヤー登録申請、他部署への業務依頼、、、などの申請業務を紙ベースでやっていた時のお話です。
プリンター設備投資、印刷費、紙の購入費が発生する。
紙をスキャンしてpdfに変換したり、Excelへ転記したり、紙をファイルへ保管したり、たくさんの付加価値の低い作業が必要。
不在者や出張者は社外で承認ができないので、承認フローが進まない。
申請用紙の紛失で、承認フローが途中で止まってしまう。
誰が申請用紙を持っているのかわからないので、承認フローがどこまで進んだのか、どこで止まっているのかわからない。
皆様も紙ベースでの申請・承認業務では、同様のお悩みを感じたことがあるのではないでしょうか？
当社も同じく、というよりも、紙での業務が多かった当社では皆様以上にこれらを何とかしたいという願望があり、2017年ごろから主に申請業務の電子化を進めてみることにしました。
実際に電子化を進めてみると、今まで1週間以上かかっていた承認業務が最短2時間までに短縮できるものもあったり、上述の困りごとも解消できるものがあることがわかりました。
ただし、電子化を徐々に進めるなかで、なんでも電子化すればよいわけではないことにも気づきました。
”実はデータを記録をしているだけで、データ活用もされず、ただ記録された紙を長い間保管しているだけ”なんていう業務まで、電子化するためにアプリケーション開発をしているという大きな無駄も発見されました。もちろん、今では開発前に本当に必要な業務なのかを分析するようにしています。
また、これまでは、紙での運用であったため、情報展開目的のみで回覧している人もいましたが、電子化にするとCCメール通知のみで事が済み、並列に同時に業務もできるため、承認完了までの時間が短縮できることもわかりました。
入力作業自体も、電子化アプリでは、時刻や入力者の情報は自動入力できるので、手動入力の項目が少なくなることや、定型文は選択式にしたり、Yes/Noはボタンクリックのみで入力ができることから、入力作業が短縮できることもわかりました。
コードなしで開発できるアプリ開発プラットフォーム、自動化ツール、BIツール（弊社では、Microsoft365(旧Office365)のPower Apps, Power Automate, Power BI等を使用しています）を組み合わせることで、もっと便利になることもわかりました。
例えば、社内購買申請で、10,000USドル以上は、通常とは別の承認フローにしたり、異なる人へ通知する分岐を作ったり、 さらにBIツールに接続すれば、リアルタイムでグラフで表示できるため、上司だけでなく経営者まで関連者全員が即時に見ることができ、定期レポートの作成が必要なくなることもわかりました。
やはり、電子化の最大のメリットは、データを即時にどこでも再利用できることである。
弊社は、タイ拠点でアプリを開発し、日本、タイ、インド、メキシコのグループ全拠点で単一のアプリケーションを運用することで、開発やメンテナンス工数の削減だけでなく、業務のグループレベルでの標準化もしております。
今では、大小あわせて年間30以上の電子化アプリケーションを社内エンジニアが開発しており、スマホのみで入力、申請、承認まで完結できるアプリの開発が、簡単なものでは数時間でできるようになりました。
今後もさらに業務改善ができるアプリの開発・運用を進めたいと思います。